Sua empresa já está preparada para o eSocial? Por ser um sistema complexo que exige muitas adaptações e mudanças, é importante que essas alterações sejam feitas com antecedência.
A obrigação do eSocial estará em vigor às empresas que possuem faturamento maior que 78 milhões de reais a partir de janeiro de 2018. Para os demais empregadores e contribuintes sua obrigatoriedade será implantada em 1º de julho do mesmo ano.
O objetivo do Governo Federal com a implantação do eSocial é proporcionar agilidade e qualidade no atendimento aos trabalhadores. Por essa razão o programa reúne em um único espaço todas as informações fiscais e previdenciárias das empresas.
Embora determinadas exigência sejam diferentes dependendo do segmento de atuação da empresa, a maioria das obrigações é inerente a qualquer negócio. Para que sua empresa esteja adaptada ao sistema sem correr riscos de irregularidades e multas, preparamos este artigo.
Veja as 8 dicas que irão ajudar na implantação do eSocial
1ª Dica – Definir um cronograma de responsabilidades e cumprimento das atividades:
Os prazos e as regras do eSocial devem ser de domínio de todos os profissionais encarregados. Ao deliberar quais setores serão incumbidos de cada adequação e programar o tempo para que essas mudanças sejam realizadas torna a atividade mais organizada.
2ª Dica – Revisar os proventos da folha de pagamento considerando o novo ambiente cadastral do programa:
Como o preenchimento das obrigações será realizado de forma diferente do habitual, a verificação de todos os benefícios exigidos na folha de pagamento é de grande relevância. Irregularidades trabalhistas podem comprometer todo o processo.
3ª Dica – Analisar e coordenar o saneamento dos dados cadastrais dos funcionários para Cadastramento Inicial do Vínculo:
Os dados cadastrais atualizados dos colaboradores deverão ser enviados até a data do início da obrigatoriedade do eSocial e antes de qualquer outra emissão relacionada. Portanto, uma das primeiras medidas a serem adotadas é o estudo e a organização das informações trabalhistas de cada empregado.
4ª Dica – Analisar, coordenar e orientar para o saneamento do cadastro de tabelas da folha de pagamento:
Assim como os dados cadastrais dos funcionários, os cargos, funções, horários de trabalho, lotações tributárias e outras informações também devem ser verificados, pois deverão ser inseridos na tabela da folha de pagamento dentro do ambiente do programa.
5ª Dica – Revisar a compatibilidade dos grupos e contas contábeis com os proventos da folha de pagamento e com as tabelas de rubricas do eSocial:
O exame das rubricas da folha com grupos e contas contábeis e a certificação que elas estejam correlacionadas com as da tabela do programa, evitará confusão no momento de preenchimento da mesma.
6ª Dica – Revisar e orientar em relação aos processos para atendimento ao Registro de Eventos Trabalhistas – RET:
Os periódicos e não periódicos como admissão, demissão e alteração salarial devem ser informados à base de dados do eSocial por meio do RET. Por conta disso, é relevante que todos esses materiais estejam corretos.
7ª Dica – Treinar todas as equipes profissionais que estarão em contato com o programa:
Dada a complexidade e abrangência do eSocial e as exigências quanto às suas obrigações, a capacitação dos colaboradores de Recursos Humanos, Contabilidade e outros setores, cujas áreas se relacionam com o eSocial é fundamental. O domínio completo deste aparelho irá garantir mais agilidade e assertividade em todos os seus processos.
8ª Dica – Verificar a aderência do software da folha de pagamento no processo de adequação e geração de informação:
Como todos os dados da folha serão enviados por meio virtual, o software de gestão utilizado para envio das informações deve ser compatível com o eSocial, ou seja, deve estar ajustado às mudanças e homologações exigidas pelo programa.
Dica bônus!
Engajamento e dedicação de todos os profissionais da empresa:
Como já mencionado, a implantação do eSocial é cercada de detalhes complexos por tratar de um programa completo das obrigações trabalhistas e previdenciárias de uma empresa.
Portanto, todas as dicas citadas, para serem realmente eficazes, necessitam de um engajamento e dedicação completos por parte da equipe. A conscientização desse processo é necessária com o apoio também dos gestores e líderes, que devem promover condições estruturais para que todas as adaptações sejam feitas de forma correta.
Fonte: BLB Brasil Auditores e Consultores
