Gerenciar a entrega de todas as obrigações acessórias sempre será uma tarefa com alto grau de complexidade para todo Gestor Tributário.
Essa complicação pode ser motivada: pela quantidade de obrigações municipais, estaduais e federais que uma empresa deve entregar; por utilização de controles analógicos (planilhas, pastas etc.); ou em razão de uma equipe sobrecarregada e que, como qualquer ser humano, está passível a cometer erros.
Com o cenário de home-office gerado pelo COVID-19, essa complexidade ganhou novas proporções, obrigando o gestor a utilizar outros meios (SharePoint, Google Drive etc.) para ter acesso às informações de apuração, arquivos e recibos que comprovam a efetiva entrega das obrigações acessórias.
Como gestor, procuro sempre participar de grupos de tax em aplicativos de mensagens para entender o momento atual, as dificuldades e ficar atento às novidades (que não são poucas) do dia-a-dia fiscal, contábil e tributário. Por diversas vezes, ouvi gestores comentarem que descobriram problemas no processo de entrega de obrigações acessórias, portanto, posso afirmar tranquilamente que em grande parte das empresas e escritórios de contabilidade existem inconsistências neste processo.
Assim, há um risco de ausência de entrega de obrigações, de arquivos em branco, de retificações sem a ciência do gestor, de obrigações acessórias não conciliadas com a apuração ou com as devidas guias de pagamento e outras declarações convergentes.
O gestor que não possuir os controles adequados ficará passível aos erros acima e nós (que somos da área) conhecemos as consequências, que podem ser desde uma notificação, passando pela perda de benefícios fiscais ou regimes especiais, rebaixamento de nota de conformidade na SEFAZ e multas que por vezes são astronômicas.
Minha recomendação: Utilize a tecnologia a seu favor!
Por Gustavo Prado – Gerente de Produtos e Consultoria Tributária na ASIS Taxtech (Especialista em Conformidade Preventiva)
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