Uma enquete conduzida pela equipe da ASIS revelou dados alarmantes quanto a um tema muito sensível: O Cadastro de Fornecedores e Clientes das empresas.
O foco da pesquisa era coletar informações sobre o processo de atualização de informações cadastrais através de consultas aos portais oficiais da Receita Federal do Brasil, SINTEGRA, Simples Nacional e Suframa.
O resultado da pesquisa foi considerado alarmante porque 73% dos pesquisados alegam não realizar atualizações periódicas nos dados cadastrados em seus sistemas, limitando-se à realização de consultas apenas no momento de um novo cadastro.
Se por um lado, temos como boas práticas a manutenção preventiva dos dados visto que apresentam informações cruciais para o dia a dia de um departamento fiscal, sabemos da dificuldade de operacionalizar essas atualizações de forma manual e em tempo hábil.
A sensibilidade deste processo ocorre em função de dados cadastrais estratégicos impactarem diretamente na obrigação principal (pagamento de tributos) e nas acessórias (envio de declarações). Apenas para exemplificar alguns casos comuns:
- Retenção na Fonte de Empresas optantes pelo Simples Nacional;
- Cálculo da substituição tributária para operações destinadas a optantes pelo Simples Nacional;
- Cálculo de ICMS (ST ou DIFAL) nas operações destinadas a contribuinte ou não contribuinte (SINTEGRA);
- Percentual de Crédito de ICMS em operações com fornecedores optantes pelo Simples Nacional;
- Avaliação do CNAE do destinatário para tratamento fiscal na venda de mercadorias;
- Avaliação do CNAE do prestador do serviço para tratamento fiscal na contratação de serviços.
Como são considerados dados importantes e que devem se manter atualizados, a questão aqui comentada não é se você deve ou não fazer as atualizações sempre que possível, e sim, como você pode tornar isso factível…
Quais maneiras mais comuns de realizar esse trabalho?
A atualização geralmente acontece de forma manual e corretiva, o que acaba sendo muito difícil e trabalhoso de ser colocado em prática de forma recorrente.
Como a ASIS pode me ajudar?
Acaba de ser lançado o Appolo: Um aplicativo criado exclusivamente para realizar consultas aos órgãos oficiais de forma online, com possibilidade de pesquisa em lotes de CNPJ’s e que atua com critérios inteligentes para assegurar a qualidade das informações da base de clientes e fornecedores, gerando mais segurança na tomada de créditos dos Impostos e emissão de Documentos Fiscais Eletrônicos.
