Aqueles que adotam as boas práticas da rotina fiscal sabem que manter um cadastro em conformidade é complexo, mas reflete de forma positiva em todo o processo de recebimento, apuração e entrega de obrigações acessórias. Com relação ao cadastro de fornecedores e clientes, há diversos benefícios em manter as informações atualizadas. Vejamos alguns exemplos corriqueiros do dia-a-dia e seus respectivos impactos:
Consulta de Optante pelo Simples Nacional
Embora a opção produza efeito para todo o ano-calendário, há situações que podem desenquadrar o contribuinte do simples nacional: exceder o limite de faturamento, inclusão de atividades impeditivas, débitos com INSS entre outras. Dessa forma, se algum fornecedor passar de optante para não optante, haverá impacto direto nos créditos fiscais. No caso de clientes, pode refletir na aplicação de benefícios e no cálculo de ICMS-ST (Ex: Redução do MVA em Santa Catarina).
Consulta da Inscrição Estadual: SINTEGRA
Talvez esta seja a consulta mais crítica de todo o processo. Ao apresentar inconsistências na Inscrição Estadual do Fornecedor, todo o crédito de ICMS apropriado daquela empresa ficará passível de questionamento perante a Secretaria da Fazenda. No caso do destinatário, poderá incorrer na negativa na emissão do documento fiscal (onerando todo o custo operacional) e diversos questionamentos relacionados à responsabilidade sobre as etapas de comercialização subsequentes. Além das questões já elencadas, endereço e atividade também são dados estratégicos que necessitam de atenção.
Consulta de CNPJ: RFB
Premissa básica para qualquer cadastro, os dados do cartão do CNPJ auxiliam o contribuinte a manter os dados centrais dos contribuintes atualizados. É importante acompanhar as modificações relacionadas à situação cadastral: Ativa, Suspensa, Inapta, Baixada e Nula. Cada uma com suas particularidades e restrições previstas na Instrução Normativa nº 1.863/2018.
SUFRAMA
As operações com incentivos fiscais que dependem da habilitação do SUFRAMA também são críticas. Neste caso, inscrições sem a devida habilitação não permitem a utilização dos benefícios fiscais, portanto, ao operar com participantes localizados nas áreas incentivadas, fica a empresa obrigada a realizar consultas recorrentes para garantir a conformidade fiscal.
Neste contexto, exigir de seus colaboradores que executem todas as consultas manualmente, é caro, vulnerável e inviável sob o aspecto operacional, afinal, para manter atualizado um cadastro médio de 10 (dez) mil CNPJs, seriam necessárias aproximadamente 30.000 (trinta mil) consultas. Pensando em nível de “compliance”, há empresas que fazem isso de forma semanal, quinzenal, mensal, bimestral, trimestral, semestral, anual ou até mesmo, diariamente!
Diante desse cenário, e compreendendo a dificuldade de operacionalizar um processo rápido e seguro para manter a conformidade das informações cadastrais, a ASIS inova mais uma vez com o Appolo, nosso robô de automatização de consultas cadastrais.
Segundo o sócio da ASIS Ulisses Brondi, “com o Appolo, todos poderão programar o tipo de consulta (RFB, SINTEGRA, Simples Nacional e Suframa) e o período delas. Os resultados serão consumidos pelo nosso aplicativo de auditoria digital, resultando, por exemplo, na checagem dos créditos tributários sob a ótica de irregularidade cadastral”.
“As consultas podem ser realizadas de forma individual ou com a importação de uma base em formato pré-definido. Além da facilidade operacional de executar as consultas, os resultados são passíveis de exportação e possibilitam a atualização de ERPs e demais sistemas”, frisou Gustavo Prado, gerente de produtos da ASIS.
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