A escrituração fiscal é uma das obrigações mais complexas para as empresas no Brasil. Um dos pontos que gera dúvidas frequentes é como registrar as notas fiscais canceladas, inutilizadas ou denegadas. Embora essas notas não representem transações que resultaram em vendas efetivas, elas impactam o cumprimento das obrigações fiscais. Portanto, a empresa deve registrá-las corretamente para evitar problemas futuros.
O Guia Prático EFD-ICMS/IPI esclarece que a escrituração de tais documentos é obrigatória, o que pode gerar confusão para quem não está familiarizado com as nuances dessa obrigação.
Neste artigo, explicaremos as principais exigências e como as empresas devem proceder em relação a esses registros no SPED Fiscal. Além disso, detalharemos como essa regra funciona e como as empresas podem garantir a conformidade tributária no Brasil.
Informações que a empresa deve escriturar obrigatoriamente.
O Guia Prático EFD-ICMS/IPI exige que a empresa registre obrigatoriamente as seguintes informações nos livros fiscais:
- Números de NF-e inutilizadas:
Anteriormente as empresas precisavam registrar o número das notas fiscais eletrônicas inutilizadas nos livros fiscais. Essa obrigação foi válida até 31 de dezembro de 2022. Após essa data, deixou de ser exigida a escrituração das notas inutilizadas. - Números de NF-e utilizadas em arquivos digitais com autorização de uso denegada:
Quando a NF-e era gerada e a autorização era negada pelo Fisco, a empresa tinha que registrar o número da NF-e, mesmo que a operação não fosse concluída. Esse registro foi obrigatório até 31 de dezembro de 2022 e passou a ser dispensado após essa data. - NF-e emitidas e posteriormente canceladas:
Esta categoria é uma das mais relevantes para muitas empresas. Mesmo que a nota fiscal tenha sido emitida corretamente e, posteriormente, cancelada, a empresa precisa escriturá-la no SPED Fiscal. Não há dispensa dessa obrigação; ou seja, todas as notas canceladas devem ser incluídas nos registros contábeis e fiscais da empresa.
Implicações para o SPED Fiscal
Escriturar corretamente as informações no SPED Fiscal impacta diretamente as empresas, pois o sistema centraliza as obrigações acessórias. Portanto, registrar notas fiscais canceladas, inutilizadas ou denegadas nos livros é essencial para a gestão tributária. Dessa forma, as empresas garantem a conformidade com as exigências fiscais e evitam problemas com a fiscalização.
Por que registrar as notas fiscais canceladas no SPED Fiscal é importante?
- Auditoria Fiscal: O Fisco pode solicitar a qualquer momento a comprovação de todas as operações realizadas, incluindo as canceladas. Ao registrar essas notas no SPED Fiscal, a empresa demonstra transparência em suas atividades e facilita o processo de auditoria.
- Controle Interno: A escrituração das notas fiscais canceladas contribui para manter um controle interno eficaz, permitindo à empresa identificar rapidamente erros, inconsistências ou até fraudes. Isso ajuda na prevenção de problemas futuros e melhora a gestão interna.
- Histórico das Operações: O SPED Fiscal registra o histórico das operações da empresa. Mesmo que a empresa cancele uma nota fiscal, ao incluí-la no sistema, mantém um histórico completo e preciso de suas atividades, o que facilita auditorias internas, revisões contábeis e planejamento fiscal.
- Conformidade Legal: Não registrar corretamente uma nota fiscal cancelada pode resultar em autuações e multas por parte do Fisco. Cumprir essa exigência é essencial para manter a conformidade com a legislação tributária e evitar problemas legais e financeiros para a empresa.
Como registrar as notas fiscais canceladas no SPED Fiscal?
Registrar notas fiscais canceladas no SPED Fiscal varia conforme o software utilizado e a legislação do estado onde a empresa opera. No entanto, é necessário incluir as seguintes informações:
- Número da nota fiscal cancelada;
- Data de emissão e data de cancelamento;
- Motivo do cancelamento;
- Valores envolvidos na operação, mesmo que posteriormente cancelada.
Esses dados garantem que a empresa registre a operação corretamente e que todos os detalhes da transação, mesmo cancelada, fiquem disponíveis no sistema.
A escrituração fiscal exige precisão e organização, e registrar as notas fiscais canceladas é uma parte fundamental desse processo. O Guia Prático EFD-ICMS/IPI, juntamente com as exigências do SPED Fiscal, deixa claro que as empresas devem cumprir essa obrigação de maneira rigorosa. Ao adotar essa prática, as empresas evitam problemas futuros com o Fisco e garantem a conformidade contínua com as exigências fiscais.
Importância dos Registros de Notas Canceladas
Manter os registros contábeis e fiscais atualizados e em conformidade com a legislação vigente evita autuações fiscais e multas. Por isso, as empresas podem contar com um software de gestão fiscal, que facilita a escrituração e acompanha automaticamente as mudanças na legislação.
Importante:
- Legislação Estadual: Cada estado pode ter variações nas suas regras tributárias. Por isso, as empresas precisam consultar a legislação específica do seu estado para garantir que cumprem todas as exigências.
- Software Contábil: Usar um software contábil atualizado e integrado ao SPED Fiscal garante o registro correto das notas fiscais canceladas. O software automatiza o processo, reduz erros e mantém a conformidade com as regras fiscais.
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