Vamos falar sobre auditoria digital SPED? Cada vez mais o Projeto SPED (Sistema Público de Escrituração Digital) exige a entrega de mais informações tributárias por meio digital. Diante disso, torna-se fundamental a realização de auditorias nos arquivos frequentemente enviados ao Fisco.
Para agilizar o processo e garantir a efetiva validação de todos os dados, diversas empresas já oferecem esse serviço amparadas por ferramentas eletrônicas de análise, ou seja, a Auditoria Fiscal Digital.
Fatores como a complexidade das exigências dos Guias Práticos disponibilizados pelo Fisco – e até mesmo a pouca disponibilidade de profissionais fiscais e contábeis especializados em SPED – obrigam os contribuintes a buscarem essas auditorias especializadas como uma solução que garanta a integridade do conteúdo dos arquivos. Afinal, no SPED Fiscal, por exemplo, a variação das legislações conforme os diferentes Estados é um desafio até mesmo para alguns profissionais já habituados à complexidade do sistema tributário brasileiro.
Com este cenário, é crescente o número de empresas que oferecem esse tipo de auditoria por meio de softwares. Tornou-se crescente também a insegurança com relação à escolha dos fornecedores, sempre acompanhada por dúvidas como:
“Será que ele conseguirá realmente garantir o meu compliance com a legislação?”
“Será que estarei livre de multas e outras penalidades geradas por inconsistências nos arquivos?”
Pensando nisso, reunimos 6 passos para que você aprenda a realizar a escolha da empresa que fará a auditoria digital dos seus arquivos da forma mais segura possível:
- Conheça a empresa
Leia informações sobre como surgiu, quem são os clientes e se existem cases de sucesso que permitem entender melhor a proposta e o posicionamento do fornecedor no mercado.
- Busque referências
Entre em contato com clientes ativos e questione sobre o conteúdo técnico dos profissionais da empresa e do produto.
- Conheça os profissionais que estão por trás da ferramenta
Utilizar tecnologia pressupõe auditorias e cruzamentos com base no layout do SPED adequados às regras fiscais, contábeis e tributárias. Porém, é comum encontrarmos empresas oferecendo esse tipo de auditoria sem ao menos contar com profissionais do ramo em seu time de colaboradores.
Nesta etapa, verifique também se as regras de auditoria foram desenvolvidas segundo a legislação vigente e se informe sobre quem irá atualizar a ferramenta quando houver alterações no layout, na legislação, na inclusão de novos registros, nas novas instruções de preenchimento, etc.
- Faça um test drive
A realização de testes na ferramenta de auditoria é uma forma de verificar a funcionalidade do produto oferecido, de preferência se forem feitos utilizando o seu próprio arquivo. Pontos como velocidade, objetividade dos retornos, fundamentação legal, níveis técnicos de auditoria e a praticidade na utilização devem ser analisados. Por exemplo, para colocar a auditoria digital à prova, experimente começar com um arquivo do SPED Fiscal de sua empresa ou cliente.
- Envolva as áreas usuárias
Qualquer aplicativo ou serviço que não possua o comprometimento por parte dos usuários tende a ser um custo e se tornar obsoleto ao longo do tempo. Para extrair o máximo dos benefícios de uma auditoria digital, é importante o engajamento de todos os usuários envolvidos no processo, uma vez que as ferramentas também possibilitam a visualização de dados aos quais dificilmente a empresa teria acesso.
- Avalie tempo, riscos e benefícios
A grande questão discutida em boa parte dos departamentos fiscais das empresas brasileiras é se vale mesmo a pena se preparar para cenários futuros e se prevenir, ou se é melhor continuar correndo riscos de forma tranquila, sem saber que o risco ou o erro existem.
A melhor tática para se chegar à resposta é: após conhecer uma ferramenta de auditoria digital e colocar no papel o quanto a empresa irá investir em comparação aos benefícios que ela receberá, é preciso considerar também o tempo necessário até que se tenha os resultados almejados.
Auditoria Digital: Faça uma análise preventiva antes da entrega
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