Para você gestor fiscal e contador, abaixo listamos alguns pontos que ajudam no trabalho de gestão e organizacional. Nada como começar 2024 atento a tecnologia, inovações e boas práticas.
1. Manter-se atualizado
Segundo estudo realizado pelo Instituto Brasileiro de Planejamento e Tributação – IBPT, o Brasil possui uma das legislações mais complexas e de difícil interpretação do mundo. O País já editou e publicou, desde quando foi promulgada a Constituição Federal, mais de 5,9 milhões de normas legislativas, o que representa cerca de 774 normas por dia útil, entre leis, medidas provisórias, instruções normativas, emendas constitucionais, decretos, portarias, instruções normativas, atos declaratórios, entre outros.
No que diz respeito à matéria tributária, foram editadas 363.779 normas, o que representa mais de 1,88 normas tributárias por hora em um dia útil. Portanto, esse pode ser considerado um dos principais responsáveis por dificultar a vida dos gestores, exigindo o auxílio de tecnologia e contratação de especialistas a fim de compreender e aplicar todas as regras tributárias em conformidade.
2. Buscar a conformidade
Com a evolução tecnológica do Fisco, todas as decisões sobre benefícios fiscais, regras inerentes à apuração dos tributos e operações com cenário e logísticas complexas devem ser sempre avaliadas sob a ótica preventiva do risco. Isso é claro quando avaliamos o Plano Anual de Fiscalização publicado pela Receita Federal do Brasil, que apresenta a expectativa de formalização de crédito tributário decorrente de fiscalização e de revisão de Declarações e Escriturações Fiscais da ordem de R$ 191,3 bilhões, via lançamento de ofício.
Dessa forma, ter processos, softwares e controles que antecipem os riscos e permitam o trabalho de forma preventiva é a chave para a garantia da conformidade tributária.
3. Usar tecnologias para tomada de decisões (Analytics)
O volume de transações corporativas vem crescendo de forma acelerada nos últimos anos. Assim, cada vez mais os desafios exigem uma boa dose de estratégia, capacidade analítica e assertividade.
No dia a dia da gestão tributária não é diferente. Gerenciar as informações relacionadas a custos, créditos fiscais, pagamentos de tributos, entregas de declarações e riscos com inteligência analítica é garantir de forma sistêmica e assertiva uma tomada de decisão com maior nível de segurança.
4. Gestão de Tarefas e Indicadores (KPI)
“O que não é medido, não é gerenciado”. Para toda boa gestão é indispensável a utilização de ferramentas de controle, gerenciamento de tarefas e a criação de indicadores para avaliar o desempenho. É possível estruturar processos mais simples, como a organização das tarefas do departamento e a criação de processos (a fazer, fazendo e feito) que permitam a identificação de forma rápida e eficaz que cada colaborador está alocado, até metodologias estruturadas para determinar o tempo médio de cada tarefa, comparativo entre colaboradores, horas úteis disponíveis para cada recurso e gráficos de desempenho.
5. Relatórios e Feedbacks
Tenha uma comunicação clara e objetiva das informações. Seja para a equipe através de um relatório ou para os gerenciados por feedbacks individuais, identificar os meios certos para a comunicação são imprescindíveis para uma boa gestão.
6. Gestor Fiscal: utilize a tecnologia a seu favor
Gestão de Projetos
Trello: Permite criar quadros, listas e cartões para organizar tarefas. É útil para acompanhar o progresso de projetos e atribuir responsabilidades.
Notion: Uma ferramenta de gestão de projetos com recursos para colaboração em equipe, monitoramento de tarefas e agendamento.
Armazenamento e Compartilhamento de Documentos
Google Drive: Armazena documentos na nuvem, facilitando o acesso e a colaboração em tempo real.
Dropbox: Uma plataforma de armazenamento em nuvem que permite compartilhar arquivos facilmente e acessá-los de qualquer lugar.
Comunicação
Slack: Facilita a comunicação em equipe, permitindo a criação de canais para diferentes projetos e equipes.
Microsoft Teams: Integra chat, videoconferências e colaboração em documentos, sendo útil para comunicação e colaboração em tempo real.
Gestão de Tempo
Toggl: Uma ferramenta de rastreamento de tempo que ajuda a monitorar quanto tempo é gasto em diferentes tarefas.
Clockify: Permite rastrear o tempo gasto em projetos e tarefas, gerando relatórios detalhados.
Automatização/Integração
Zapier: Automatize fluxos de trabalho conectando diferentes ferramentas. Por exemplo, integre seu software de contabilidade com o software de gestão de projetos.
Segurança de Dados
LastPass ou 1Password: Gerenciadores de senhas para garantir a segurança das informações confidenciais.
Notas e Anotações
Evernote: Ótimo para fazer anotações, salvar documentos e manter tudo organizado.
OneNote (Microsoft): Permite criar blocos de anotações compartilháveis e integrados com outros aplicativos da Microsoft.
Kolossus: Gestão Tributária Eficiente
O Kolossus é o único software fiscal e tributário do mercado que reúne 16 aplicativos com funções complementares, visando atender todos os desafios tributários de uma empresa. Os aplicativos são divididos da seguinte forma: conformidade, automatização, cadastro, gestão e recuperação de créditos.
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