Quando falamos em auditoria SPED, é preciso se preparar para um procedimento que ocorrerá todos os meses do ano. É preciso estruturar um plano de ação contendo todos os passos que devem ser feitos, visando alinhar o dia a dia com as correções diagnosticadas na auditoria.
É muito importante que todos da equipe estejam engajados nessa ação, dedicando esforços para melhorar os processos e garantir a manutenção contínua desses ajustes. A utilização de uma ferramenta de auditoria eletrônica SPED permite disponibilizar a todos as informações sobre os arquivos, além de favorecer o engajamento e eficiência dos processos com um checklist de relatórios que evita que determinadas análises não sejam realizadas.
Sabendo quais são as análises e as consecutivas correções a serem tomadas, é possível gerenciar melhor as informações e monitorar as informações enviadas ao Fisco. Essa é a melhor forma de prevenir e evitar uma possível fiscalização.
E o que preciso saber para uma auditoria SPED eficiente?
● Criar simulações com os mesmos critérios utilizados pela tecnologia de auditoria do Fisco;
● Auditar todos os arquivos SPED rotineiramente, incluindo nota fiscal eletrônica, cruzamento com GIAs das 27 Unidades da Federação, além do EFD ICMS/IPI (SPED Fiscal), EFD- Contribuições, ECD e ECF;
● Realizar cruzamentos entre obrigações analíticas e sintéticas;
● Avaliar as informações com uma cobertura total do ICMS, como Alíquotas de ICMS, Redução de Base de Cálculo, Isenção, entre outras;
● Avaliar o conteúdo dos arquivos, dos últimos cinco anos, não somente sobre o enfoque tributário atual, mas com apontamentos relativos às datas de referência apresentadas;
● Acompanhando o item anterior, as auditorias devem considerar a validade das NCMs dos últimos cinco anos, utilizando tabelas do Governo e a vigência dos arquivos;
● As auditorias devem fornecer a fundamentação legal completa em seus apontamentos para transmitir segurança total aos usuários;
● A atualização rigorosa e permanente da legislação é premissa, disponibilizando validações de acordo com enfoque do Fisco e, também, das novas exigências tributárias;
● Buscar as tendências de fiscalização e o próprio plano anual divulgado pela Receita Federal, como referência na criação do plano das auditorias;
● A auditoria do SPED não deve apontar somente os riscos relativos a erros na escrituração, mas também identificar as possibilidades de benefícios fiscais e créditos tributários não observadas pela empresa;
● Auditorias de Débitos e Créditos de ICMS e IPI com NCMs Indevidas, pois com isso a apuração dos tributos fica comprometida, levando à glosa de créditos;
● Auditoria precisa nas Alíquotas dos Tributos, buscando o real percentual de alíquota utilizado na operação, diferente de uma análise genérica ou sem a devida referência dos valores corretos.
Como o SPED é uma fonte riquíssima de informações, a auditoria deve extrair dados de diversas formas, apresentando-os de tal modo que possibilite aos usuários, opções estratégicas para análise dos resultados. A análise individualizada por auditoria, agrupada por tema ou criticidade, são alguns dos relatórios que permitem uma visão mais ampla dos diagnósticos e ajuda na construção do plano de ação. Dessa forma, é possível garantir que todo o procedimento seja desenvolvido com começo, meio e fim. Com o aprimoramento dos processos, a qualidade será visível no momento da avaliação e, consequentemente, na mitigação dos riscos.
