Gestão de riscos é o conjunto de práticas que visam identificar incertezas e antecipar desafios nas organizações. Essas atividades incluem a identificação, análise, priorização e monitoramento de eventos que podem ter efeitos sobre a empresa, seja no nível estratégico, tático ou operacional.
Estar em “compliance” significa estar em dia com as leis e regulamentos internos e externos à empresa. Trazendo para o contexto fiscal das obrigações principais e acessórias, pelo simples fato de entregar arquivos do SPED a exposição fiscal já é praticamente inevitável.
Mas isso não significa que uma empresa será penalizada pela exposição característica do SPED. O que geralmente acontece é que indícios de inconsistências, descumprimento de normas e regras são facilmente detectados e, em caso de constatação do ilícito, aí sim, a exposição gera o risco fiscal e a penalização acontece.
Manter o controle e a gestão dos documentos fiscais, bem como auditar preventivamente as informações das operações realizadas, tendo ainda a necessidade de cruzar os dados em obrigações correlatas se tornou uma tarefa indispensável nas organizações. Sem a adoção de políticas de conformidade preventiva e diretrizes claras de gestão de riscos, possivelmente:
- A empresa pode ser notificada constantemente para assegurar e comprovar que as operações estejam em conformidade;
- A empresa pode ser obrigada a realizar retificações em obrigações de períodos anteriores;
- A empresa pode ser surpreendida com autuações que fazem parte de um passivo oculto (risco não conhecido);
- O departamento seja visto como imaturo no quesito compliance;
- A competência de sua equipe em resolver problemas seja colocada em dúvida;
- Sua gestão pode ser questionada e colocada em exposição em função dos riscos gerados.
O mais importante para se ter uma gestão de riscos efetiva, não está ligado apenas ao fato de conhecer os riscos e suas consequências, mas sim na forma em que serão conduzidos os planos de ações corretivas e os planos de prevenção do futuro que garantirão que suas ocorrências sejam evitadas ou suprimidas. Esse comportamento preventivo é o que chamamos Ciclo da Conformidade.
5 fatos que resultam em exposição fiscal
Empresas que convivem com a realidade do SPED estão cientes que uma das principais características do projeto é a uniformização das obrigações para os contribuintes a fim de propiciar a transmissão padronizada de distintas informações para diferentes órgãos fiscalizadores. Logo, é possível considerar que a exposição fiscal se torna praticamente inevitável a partir das informações e dados dos SPEDs. E é exatamente nessa sistemática que muitos contribuintes acabam incorrendo em riscos fiscais que comprometem muitas vezes a saúde do negócio. O fácil acesso às informações, o cruzamento eletrônico de dados e a auditoria digital por parte dos agentes fiscalizadores tornam a identificação de ilícitos cada vez mais célere e próxima ao fato gerador.
Pensando nisso, separamos cinco ocorrências que resultam em exposição fiscal:
- A obrigação acessória é tão importante quanto a obrigação principal: as escriturações precisam demonstrar a conformidade no recolhimento e apuração dos impostos, assim como o cumprimento do dever instrumental e formal pelas obrigações acessórias. Não basta “só” apurar, recolher e pagar corretamente. O nível de conformidade se estende à forma de apresentação dos arquivos em que é necessário escriturar conforme a exigência do Governo.
- A obrigação acessória possui dados de diversos setores: obrigações acessórias são multidisciplinares em sua concepção, ou seja, ela consolida dados vindos de outras áreas da organização, como informações da produção, do estoque, da base de cadastros, do comércio exterior, etc. A questão é: como o departamento responsável pela entrega conseguirá garantir a integridade e qualidade dessas informações?
- Controle ineficiente de dados, informações e arquivos: são inúmeras as variáveis que necessitam de acompanhamento, controle e gestão para evitar a desnecessária exposição. Rastrear arquivos retificados, monitorar alterações legais, ter ciência de todos os documentos emitidos contra sua empresa, acompanhar eventuais cartas de correção e documentos fiscais cancelados são alguns exemplos práticos da rotina em um departamento fiscal.
- Ausência de uma equipe dedicada ao atendimento de fiscalizações: em caso de notificações, a empresa que não possui uma equipe (interna ou externa) dedicada a esses trabalhos, precisará concentrar todos os esforços possíveis para atendimento à fiscalização, fazendo necessário utilizar profissionais responsáveis por outras rotinas desviando o foco de suas tarefas originais.
- Áreas estratégicas sendo meramente operacionais: em muitas empresas os setores envolvidos com obrigações acessórias acabam sendo vistos como departamentos de atividades de “backoffice operacional”. Dessa forma, decisões são tomadas no negócio, processos internos são desenhados e implementações sistêmicas são feitas com foco exclusivo no core business, não considerando o impacto, exposição fiscal e risco de um passivo futuro.
